El Mexický inštitút sociálneho zabezpečenia (IMSS) urobila dôležitý krok vo svojej stratégii digitálnej transformácie tým, že stanovila, že elektronický podpis alebo zdokonalený elektronický podpisBude to povinná požiadavka aby mohli online dokončiť niekoľko postupov súvisiacich so zamestnávateľom. Toto rozhodnutie priamo ovplyvňuje spoločnosti, zamestnávateľov a právnych zástupcov, ktorí spravujú registrácie zamestnancov, prevody a registrácie zamestnávateľov prostredníctvom internetu.
Týmto opatrením sa organizácia snaží zefektívniť procesy, posilniť informačnú bezpečnosť a znížiť spotrebu papiera v ich administratívnych postupoch. Od dátumu uvedeného v dohode už nebude možné vykonávať určité digitálne postupy, ak používateľ nemá aktuálny elektronický podpis vydané Daňovou správou (SAT).
IMSS zavedie povinnosť používať e.firma v online postupoch.
Nová schéma bola definovaná v súhlas Technickej rady IMSS a publikované v Úradný vestník federácie (DOF)čo mu dáva oficiálny status. Od nadobudnutia jeho účinnosti prestane byť elektronický podpis voliteľným doplnkom a stane sa hlavný nástroj na overovanie totožnosti v elektronických postupoch zamestnávateľa.
Vedenie inštitútu vysvetľuje, že pokročilý elektronický podpis umožní presnejšie overiť identitu vzorovznížiť chyby pri zadávaní údajov a poskytnúť väčšiu právnu istotu transakciám vykonávaným prostredníctvom inštitucionálnych portálov. To posilňuje využívanie digitálne kanály ako preferovaná metóda komunikovať s IMSS ohľadom zápisu a vyberania.
Implementácia tejto povinnosti sa neobmedzuje len na technickú zmenu, ale je súčasťou hybridný model starostlivosti Tento systém kombinuje online procesy s osobnou účastou pri určitých postupoch. Vo všetkých prípadoch, keď sa používa digitálna metóda, bude elektronický podpis ústredným prvkom na overenie totožnosti používateľa.
Ktoré postupy IMSS budú vyžadovať povinný elektronický podpis?
Dohoda špecifikuje, že zdokonalený elektronický podpis bude nevyhnutný pre sériu postupy zamestnávateľov online, najmä tie, ktoré sa týkajú registrácie spoločností a riadenia zamestnancov. Medzi najrelevantnejšie postupy patria:
- Registrácia zamestnávateľa a prihlásenie sa do poistenia pracovných rizíkpostup potrebný na registráciu novej spoločnosti, zamestnávateľa (fyzickej alebo právnickej osoby), ako aj na obnovenie činnosti pred IMSS.
- Priradenie jedinečnej registrácie zamestnávateľa (RPU): správa, ktorá umožňuje zoskupenie viacerých registrácií zamestnávateľov pod jedným kľúčom, čo uľahčuje dodržiavanie povinností a kontrolu pohybov.
- Oznámenia o zmenách príslušnosti zamestnancovzahŕňa informácie o nových zamestnaniach, ukončeniach pracovných pomerov a úpravách platov, ktoré sa digitálne odosielajú do inštitútu.
Pre oznámenia o zmenách pridruženiaZamestnávateľ bude môcť použiť elektronický podpis na elektronické overovanie hromadných informácií, napríklad pri podpisovaní PDF súboru digitálnym certifikátomToto je obzvlášť užitočné pre spoločnosti s veľkým počtom zamestnancov. Systém podporuje napríklad nahrávanie súborov v konkrétnom formáte pre viacero záznamov v rámci jednej operácie.
IMSS objasňuje, že keď sa vykonávajú tie isté postupy osobne pri okneIné formy identifikácie a požiadavky na dokumenty budú stále existovať. Avšak vždy, keď sa postup vykonáva online, bude e.firma (elektronický podpis) požadovaným prostriedkom na overenie totožnosti zamestnávateľa alebo zákonného zástupcu.
Okrem toho je elektronický podpis integrovaný ako technická požiadavka v postupoch súvisiacich s Elektronické identifikačné číslo zamestnávateľa (NPIE) a digitálny certifikát, nástroje používané na zabezpečenie online komunikácie medzi inštitútom a spoločnosťami.
Dátumy a nadobudnutie účinnosti novej povinnosti
Samotná dohoda, zverejnená v Úradný vestník federácie Uvádza sa v ňom, že nové pravidlá začnú platiť. pätnásť pracovných dní po jeho zverejneníTento termín bol stanovený s cieľom poskytnúť interným oddeleniam inštitútu aj používateľom čas na prispôsobiť sa systémom a požiadavkám spojené s elektronickým podpisom.
V praxi to znamená, že táto lehota odkladu znamená, že od stanoveného dátumu Následne začaté postupy musia mať nevyhnutne platný elektronický podpis.Žiadnu žiadosť podanú po nadobudnutí účinnosti bez tohto overovacieho prvku nemožno digitálne dokončiť.
Na druhej strane, IMSS jasne uvádza, že konania, ktoré už boli začaté pred nadobudnutím platnosti dohody Môžu byť dokončené v súlade s predchádzajúcimi pravidlami. To znamená, že nebude existovať povinnosť prekonfigurovať prebiehajúce postupy alebo reštartovať už podané žiadosti z dôvodu chýbajúceho elektronického podpisu, za predpokladu, že sa začali v rámci predchádzajúceho regulačného rámca.
Uvedenie dátumov a výslovné uvedenie prebiehajúcich procesov má za cieľ zabrániť nejasnostiam medzi spoločnosťami a obmedziť rozsah novej požiadavky na postupy vytvorené v rámci novej schémy a nie na postupy, ktoré už prebiehali na subdelegáciách alebo elektronických platformách.
Vzťah k zjednodušeniu a digitalizácii postupov
Požiadavka na elektronický podpis sa neobjavuje samostatne, ale v rámci širší proces modernizácie administratívy ktoré IMSS propaguje v koordinácii s federálnymi agentúrami pre digitálnu transformáciu. Jedným z cieľov je, aby postupne väčšiu časť postupov je možné vykonať online bez nutnosti fyzickej návštevy kancelárií.
V tejto súvislosti sa elektronický podpis stáva čoraz etablovanejším prístupový kľúč k online službámToto dopĺňa ďalšie nástroje, ako sú NPIE, digitálne certifikáty a budúci digitálny súbor. Myšlienkou je, že informácie o zamestnávateľoch a zamestnancoch budú spravované na zabezpečených platformách s automatickými záznamami o tom, kto vykonáva každú operáciu a kedy ju vykonáva.
Tento prístup je v súlade s trendmi pozorovanými v iných verejných správach, a to ako v Mexiko, rovnako ako v rôznych európskych krajináchkde sa elektronická identifikácia a digitálne podpisy stali štandardmi pre prístup k vládnym službám. Hoci sa IMSS zameriava na mexický kontext, model povinného používania elektronických podpisov je podobný modelu uplatňovanému v európskych systémoch elektronickej verejnej správy.
Okrem toho digitalizácia umožňuje krížové odkazovanie na údaje v reálnom čase s inými inštitucionálnymi databázami, zlepšiť interné kontroly a znížiť opakovanie požiadaviek na dokumentáciu, čo sa premieta do menšieho cestovania a menšej pracovnej záťaže pre oddelenia okien a archívov.
Ďalšie súvisiace zmeny: biometrický CURP a digitálny záznam
Spolu s požiadavkou používať e.firma (elektronický podpis) v online postupoch IMSS navrhol ďalšie úpravy spôsobu identifikácie osôb a uchovávať informácie o poberateľoch dávok a zamestnávateľoch. Medzi najvýznamnejšie funkcie patrí Biometrický CURP ako budúca referencia pre osobnú identifikáciu.
Zatiaľ čo sa tento dokument plne implementuje na národnej úrovni, inštitút bude naďalej prijímať platné oficiálne preukazy totožnosti s fotografiou pre osobné postupy. Avšak akonáhle bude CURP s biometrickými údajmi dostupný a rozšírený, očakáva sa, že sa stane hlavný prostriedok overovania totožnosti pred IMSS na mexickom území.
Okrem toho inštitúcia pracuje na vývoji digitálny súborTento súbor, koncipovaný ako „jeden elektronický súbor“, ktorý centralizuje osobné údaje, históriu transakcií, dokumenty a administratívne úkony, postupne nahradí tradičné fyzické archívy, čo umožní Dokumenty sa konzultujú a overujú v digitálnom formáte. oprávnenými osobami z akejkoľvek administratívnej jednotky.
Kombinácia biometrického CURP (jedinečný kód registra obyvateľstva), digitálnych záznamov a elektronických podpisov vytvára prostredie, v ktorom sa identita a informácie zamestnávateľov a zamestnancov budú spravovať predovšetkým elektronicky. Tento systém, podobný systému, ktorý sa už používa vo viacerých európskych administratívach, má za cieľ posilniť informačnú bezpečnosť a znížiť riziko vydávania sa za inú osobu alebo manipulácie s údajmi.
Odporúčania pre zamestnávateľov a právnych zástupcov
Vzhľadom na bezprostredne sa blížiace povinné používanie elektronických podpisov vo viacerých online postupoch samotný IMSS odporúča zamestnávatelia, právni zástupcovia a účtovnícke firmy Pri zvládaní svojich záväzkov podniknite niekoľko preventívnych opatrení, aby ste sa vyhli problémom.
V prvom rade je to nevyhnutné overiť platnosť elektronického podpisuAk platnosť certifikátu vypršala alebo sa čoskoro vyprší, odporúča sa ho obnoviť u SAT alebo, ak je to relevantné, obnoviť heslo VERNÝCH s dostatočným predstihom, pretože bez aktívneho podpisu nebude možné vyplniť elektronické žiadosti uvedené v dohode.
Taktiež sa odporúča, aby osoby zodpovedné za postupy boli oboznámte sa s používaním elektronického podpisu na oficiálnych digitálnych platformáchz testu SAT aj IMSS. To zahŕňa pochopenie toho, ako súbory spojené s podpisom, heslá a kroky na elektronické zapečatenie formulárov (alebo Podpisovanie dokumentov balíka Office) a ako overiť, či bola zásielka odoslaná správne.
Nakoniec je užitočné si to vopred preštudovať. Aké firemné postupy sa vykonávajú online? a ktoré z nich budú naďalej spracovávané osobne, aby bolo možné interne usporiadať dokumentáciu a určiť osobu alebo osoby, ktoré budú vykonávať digitálne zastúpenie pred inštitútom.
S týmito zmenami sa IMSS posúva smerom k modelu riadenia, kde e.firma sa stáva kľúčovým prvkom pre pôsobenie v digitálnom prostredíToto tiež otvára cestu pre elektronické záznamy a rozšírenejšiu biometrickú identifikáciu. Pre podniky a zamestnávateľov prispôsobenie sa tomuto novému rámcu zahŕňa počiatočné úpravy, ale aj možnosť efektívnejších, sledovateľnejších a menej papierových procesov.
